A la hora de plantear un proyecto de I+D para financiación por parte de las diferentes administraciones públicas, es necesario saber que acudiremos a una concurrencia competitiva, por lo que sólo los mejores y excelentes proyectos resultarán beneficiarios de las ayudas.

En el caso de las propuestas presentadas al programa marco, al ser beneficiarias todas las entidades de la UE (e incluso entidades de terceros países), la competencia será mayor y además sólo aquellas propuestas que demuestren el valor añadido europeo (es decir, los beneficiarios potenciales de los resultados de investigación debe ser un colectivo lo más amplio posible y no limitado a un país/es o región/es concretas) serán objeto de financiación.

Adicionalmente, el Programa Marco es muy específico en cuanto a las temáticas en las que se pueden presentar propuestas, por lo que deberemos estar seguros que nuestra idea encaja en los “topics” definidos por la Comisión Europea, para lo cual deberemos leer detenidamente los Programas de Trabajo de cada Tema (Work programmes), donde se definen las áreas prioritarias. Es importante conocer que estos programas de trabajo son actualizados, habitualmente cada año, y las temáticas a financiar pueden cambiar de una convocatoria a otra.

Desde INNOVAMAR hemos hecho una selección, de las líneas (“topics”) relacionadas con el sector marítimo en los diferentes programas de trabajo. Para acceder a esta selección haga clic aquí.

Debe tenerse en cuenta que es una selección y que para ver la relación completa de “topics”  se debe leer los diferentes programas de trabajo de cada tema, que pueden ser descargados de la página web del 7PM en CORDIS.

Otro aspecto importante para saber si nuestra idea tiene posibilidades de financiarse es saber el esquema de financiación, que determinará el tipo de actividad y los presupuestos máximos y mínimos de la propuesta a financiar.

Si tiene dudas sobre si su idea encaja en las líneas prioritarias definidas en los Programas de Trabajo, es aconsejable ponerse en contacto los Puntos de contacto nacionales (NCP) o con otro tipo de entidades expertas en el Programa.

Desde INNOVAMAR nos ponemos a disposición de las entidades del sector marítimo para orientarlas en la definición de sus proyectos.

Como hemos comentado anteriormente, una de las características de los Proyectos a financiar por el programa marco es el del valor añadido europeo. Debido a esto, la Comisión Europea exige que las propuestas presentadas sean ejecutadas por consorcios formados por más de una entidad y además que estén establecidas en países distintos.

Por norma general, los proyectos deben llevarse a cabo con un mínimo de 3 entidades jurídicas independientes, cada una de ellas establecida en un Estado Miembro de la Unión Europea o un Estado asociado diferente, aunque los programas de trabajo pueden establecer condiciones suplementarias.
Para ver en más profundidad el tipo de participante y el origen geográfico de los mismos, puede consultar las Normas de Participación, en la Página WEB de CORDIS (Rules for participation), además de los Programas de Trabajo específicos.

Para presentar la propuesta deberemos, por tanto, establecer los socios que nos acompañarán en la ejecución del proyecto, analizando su idoneidad para participar en el mismo, disponibilidad de recursos, origen geográfico, proesupuesto, rol dentro del proyecto, etc.

En  cada propuesta habrá una entidad coordinadora que se encarga de las tareas de planificación y coordinación así como de contacto con la Comisión Europea.

La búsqueda de socios se puede realizar de múltiples maneras. Una forma puede ser por los propios contactos y colaboraciones anteriores, sin embargo también existen otras formas por las que se puede encontrar entidades que pueden participar en el consorcio.

Una de estas formas es a través de los “Info-Days”, jornadas de información y trabajo específicas, tanto en Bruselas como a nivel nacional.

Los Puntos de Contacto Nacionales (PCN) son la estructura principal dedicada a proporcionar orientación, información práctica y ayuda en todos los aspectos de la participación en el 7PM. En España, en su mayoría pertenecen al CDTI.

Para facilitar la búsqueda de socios para la constitución del consorcio existe variedad de páginas web a las que se puede recurrir:

• CORDIS. Dispone de una base de datos de acceso público en la que podemos buscar perfiles, de acuerdo a una serie de criterios de búsqueda y en la que adicionalmente podemos poner nuestro perfil para que sea visualizado por terceros.

• IGLO, por el cual se rellena un formulario que se disemina por los distintos socios.
• Red Pymera para PYMES
• Ideal-ist Para interesados en Tecnologías de la Información y Comunicaciones (ICT)

Desde INNOVAMAR, nos ponemos a disposición del sector marítimo español para la búsqueda de socios internacionales, mediante los medios indicados anteriormente y a través de redes y foros internacionales en los que participa INNOVAMAR de manera permanente. Contacte con nosotros.

Una vez que hayamos verificado que nuestra idea puede ser financiada por alguna de las líneas del Programa Marco y tengamos el consorcio definido, deberemos proceder a la redacción de la propuesta.

Antes de empezar es indispensable leer toda la documentación disponible para la convocatoria, que podremos encontrarla en la WEB de CORDIS.

Es importante saber que, aunque algunos documentos son comunes a varias convocatorias, muchos de los documentos son específicos, por lo que deberemos descargarlos para cada uno de los mismas.

A título indicativo, los documentos específicos más importantes son:

• Texto de la convocatoria.(Call)
• Programa de trabajo (Work Programme)
• Guía del solicitante (Guide for Applicants). Es el documento de referencia para la redacción de la propuesta

Otro documento de gran importancia a la hora de redactar la propuesta es el documento de Normas de Participación (Rules for participation). Este es el documento es general para la participación en las actividades del VII PM (y el Euroatom)

En caso de que la propuesta pueda llevar a conflictos éticos se recomienda revisar la siguiente página de CORDIS.

Aunque está permitido utilizar en la redacción de las propuestas cualquier idioma oficial de la UE, lo más recomendable es utilizar el inglés, para no dificultar el proceso de evaluación de las propuestas.

La propuesta contendrá una parte de “datos” administrativos (A1 y A2) con formularios específicos y una parte “técnica” (Parte B) en la que se detallará la información técnica y de gestión del proyecto que tiene un formato libre, aunque se debe seguir de una manera escrupulosa el índice de contenidos especificado en la Guía del solicitante.

En la parte B se deben de describir las actividades a ejecutar durante el desarrollo del proyecto, agrupadas en Paquetes de trabajo (Work Packages).

En la redacción de la propuesta siempre hay tener en cuenta los criterios mediante los cuales nuestra propuesta va  a ser financiable, por lo que éstos deberemos de tenerlos siempre muy presentes. Estos criterios, los podemos encontrar en las Guías del solicitante. A modo de resumen, estos criterios son:

• Calidad científico-técnica de la propuesta.
• Calidad en la implementación y gestión del proyecto
• Impacto de los resultados del proyecto

Aunque los costes de preparación de las propuestas no son subvencionables por el Programa Marco, existen fondos nacionales que pueden ayudar a cubrir esos costes. Entre otros hay que destacar las Ayudas a la Preparación de Propuestas (APC) del CDTI.

Todas las propuestas del VII Programa Marco, deben ser enviadas mediante el EPSS (Electronic Proposal Submission System), herramienta informática en entorno WEB disponible en la página WEB de CORDIS (una vez dentro de la Convocatoria concreta), aunque en casos excepcionales se puede admitir la presentación por otros medios. Esta herramienta suele estar disponible con, al menos, un mes de antelación al cierre de la convocatoria.

Esta herramienta facilita el trabajo del consorcio, ya que pone a disposición de los socios toda la documentación necesaria, además de comprobar, antes de su envío, que toda la documentación necesaria es enviada.

Es recomendable comenzar el proceso de envío mediante el EPSS con bastante antelación a la fecha (y HORA) de cierre, ya que la información puede ser modificada hasta el último momento y se evita de esta manera dificultades de última hora.

Dependiendo del proceso de evaluación, la presentación de la propuesta variará.

El proceso de evaluación, según se especifique en la convocatoria correspondiente, podrá realizarse mediante una o dos fases. El que el proceso sea en una o dos fases vendrá especificado en  la guía de solicitante correspondiente que se puede encontrar en  la página de Convocatorias de CORDIS.

En el proceso en una fase se presentará la propuesta completa con toda la información y los detalles necesarios y requeridos.

En el proceso en dos fases la propuesta se presentará en dos etapas, en la primera fase se presenta una propuesta corta (10-20 páginas, dependiendo de lo especificado en el texto de la convocatoria), atendiendo a un número limitado de criterios de evaluación.
A la segunda fase sólo los solicitantes cuyas propuestas superen esta primera fase serán invitados a enviar la propuesta completa.

Este tipo de procesos en dos fases serán habituales en aquellas convocatorias en las que la Comisión Europea prevea un número de solicitudes propuestas muy superior al número de propuestas que pueden seleccionarse, para proyectos de gran envergadura y limitar los costes de preparación de propuestas que puede que no reciban financiación.

Será llevada a cabo por expertos independientes, en la mayoría de los casos, seleccionados por la Comisión Europea.

Los principios en los que se basa el proceso de evaluación en el VII PM son los de Calidad, Transparencia, Igualdad de trato, Imparcialidad, Eficacia y rapidez y Consideraciones éticas.

Los criterios de evaluación y adjudicación de propuestas son especificados en los Programas específicos correspondientes y pueden desarrollarse en los Programas de trabajo (Work Programme) y convocatorias correspondientes

En general, se aplican los siguientes criterios de evaluación:

• La excelencia científica y tecnológica.
• La calidad y eficiencia de la implementación y gestión del proyecto.
• El impacto potencial mediante el desarrollo, difusión y uso de los resultados del proyecto.

El informe de evaluación (Evaluation Summary Report-ESR) es un informe que recoge:

• Las opiniones y puntuaciones consensuadas de los evaluadores respecto a la propuesta con relación a todos y cada uno de los criterios de evaluación aplicables.
• La puntuación global que ha obtenido la propuesta, indicando si ha superado la puntuación mínima global.
• Un conjunto de recomendaciones por parte de los evaluadores a tener en cuenta en una posible futura negociación del contrato con la Comisión o en revisiones de la propia propuesta para ser presentada en futuras convocatorias (en caso de rechazo).

El hecho de que la propuesta sea favorable habiendo superado todos los umbrales de puntuación establecidos no implica compromiso por parte de la Comisión para financiar el proyecto.

Si la propuesta está incluida en la lista prioritaria establecida por la Comisión, en base a las mejores puntuaciones y al presupuesto disponible para la convocatoria en cuestión, la Comisión enviará una invitación oficial para iniciar la negociación del Acuerdo de subvención (Grant agreement).

En esta invitación oficial se especifica la información técnica y financiera solicitada por la Comisión para comenzar la negociación. En la página de CORDIS se podrán encontrar borradores de la Guía del Beneficiario, Guía de la documentación financiera, Guía de Derechos de Propiedad Intelectual y otros documentos de interés.
También se podrá encontrar un modelo del Acuerdo de Subvención (Grant Agreement).

Este Acuerdo de Subvención será negociado por parte del Consorcio por el  Coordinador y por parte de la Comisión el “Project Officer”. El Project Officer será la persona de contacto en la Comisión para cualquier asunto relacionado con el proyecto en todo el ciclo de vida del proyecto.

La fecha de comienzo y finalización del proyecto se especifica en el acuerdo de subvención firmado con la Comisión Europea, siendo generalmente el primer día del mes siguiente a la firma del contrato, aunque existan excepciones.

Dentro de todo proyecto del VII PM será necesario establecer un modelo y unos órganos de gestión técnica y administrativa del mismo dentro del consorcio.

El consorcio, a través del coordinador, deberá presentar a la Comisión  unas serie de Informes periódicos parciales (periodic activity reports), establecidos en el Acuerdo de subvención, mediante los cuales ésta podrá supervisar la correcta ejecución y desarrollo de los proyectos.

Estos incluirán:

• Informe sobre la actividad desarrollada en el proyecto
• Informe de gestión, conteniendo la justificación de los recursos utilizados, la llamada declaración financiera y un resumen del informe financiero. En su caso, los informes vendrán avalados por un certificado de los estados de costes.
• Informe sobre la distribución de la contribución financiera entre los participantes.
• Informes suplementarios, cuando sea requerido.

Por otra parte en el acuerdo de subvención el consorcio establece una serie de “entregables” (deriverables) a la Comisión que consisten en resultados tangibles y concretos (prototipos, informes, guías, etc.) tanto intermedios como finales que se entregarán a la Comisión.

La Comisión suele llevar a cabo Revisiones del progreso del proyecto (Project review) y su adecuación a los objetivos a los objetivos establecidos en el mismo de forma periódica, generalmente cada 12 meses.
En base a los resultados de estas revisiones, la Comisión podrá decidir si continuar o no con la contribución financiera al proyecto.

Por otro lado, la Comisión puede, en cualquier momento, durante la ejecución del contrato y hasta 5 años después de la finalización del proyecto, realizar auditorias técnicas y/o financieras. 

La difusión de los conocimientos adquiridos del proyecto es considerada por la Comisión como una de las actividades más importantes del mismo.
En cualquier caso las actividades de difusión deben ser compatibles con la protección de los derechos de propiedad intelectual, las obligaciones de confidencialidad y los intereses legítimos de los propietarios (Vease Guía de Derechos de Propiedad Intelectual que se puede descargar de CORDIS)

Una vez finalizado el proyecto se deberá hacer entrega del Informe Final (Final Report) así como el Plan de Implementación Tecnológica (TIP-Technology Implementation Plan).

Informe Final contendrá:

• Informe de actividad final
• Informe final de gestión
• Informes finales suplementarios
• Informe de distribución de la contribución financiera de la Comunidad entre los socios contratistas del proyecto.

Plan de implementación tecnológica: